Un nombre croissant de collaborateurs travaillent à distance au sein de leur entreprise. Des études réalisées par Global Workplace Analytics montrent que le nombre de personnes travaillant à distance aux États-Unis est passé d’environ 1,8 million en 2005 à 3,9 millions en 2015. Cela représente près de 3% de tous les travailleurs américains.

Par ailleurs, en Europe selon une étude réalisée par SD Worx, spécialisé dans le conseil RH, une personne sur trois (30 %) affirme travailler à domicile au moins une partie de son temps en Belgique. Ce pays obtient des résultats plus élevés que la France (23 %) ou l’Autriche (25 %) et se situe au même niveau que le Royaume-Uni (30 %) et l’Allemagne (31 %). Ce sont les Pays-Bas qui sont le mieux placés avec quatre collaborateurs sur dix qui peuvent travailler à domicile.

Ce mode de travail favorise à la fois les employeurs et leurs collaborateurs. Ces derniers s’organisent différemment et réalisent des économies de temps et d’argent. Quant aux entreprises, elles économisent sur les coûts liés à des frais généraux, parfois même salariaux (dans des logiques de Nearshore ou Offshore) et peuvent aussi recruter les meilleurs talents sans leur demander de déménager dans une nouvelle ville ou un nouveau pays.

Toutefois, le travail à distance génère aussi de nouvelles problématiques. Les entreprises découvrent que les modèles pour réussir avec des collaborateurs localisés au même endroit ne sont pas les mêmes qu’avec une main d’œuvre dispersée. En voici les principaux enjeux :

#1 Communication

La communication représente le plus grand défi lorsque l’on travaille avec des équipes distantes, car les avantages de la communication en face à face sont absents, surtout en matière de communication non verbale. En effet, il est quasiment impossible de transmettre des signaux non verbaux par téléphone ou en visio-conférence, même si dans ce dernier cas, d’autres signaux se mettent en place.

En outre, une grande partie des liens qui se créent au sein d’une équipe proviennent de conversations impromptues dans le couloir, à la machine à café ou lors de visites imprévues dans le bureau d’une autre personne. L’absence de ces conversations amplifie les possibilités de malentendus ou de communication déficiente avec des équipes distantes. Cela s’ajoute au fait que les membres d’une équipe sont souvent issus de cultures différentes.

Gérer efficacement les communications d’équipes ou de personnes à distance nécessite de faire les choses un peu différemment que lorsque les équipes sont au même endroit.

Il est tout d’abord nécessaire de recenser l’ensemble des informations ayant un impact sur les performances de l’équipe, comme la vitesse de connexion internet, l’aisance avec les technologies, notamment les multiples plateformes (messageries, ERP, gestion de projet…) voire même le type de terminal utilisé (en cas d’adoption du BYOD), les fuseaux horaires, les différences culturelles, les heures de travail pratiquées. Une fois que cette information est disponible souvent à l’issue d’un questionnaire, elle doit être partagée avec tous les membres de l’équipe.

Les équipes travaillant à distance doivent aussi interagir les unes avec les autres pour développer ladimension émotionnelle. Cela passe par des entretiens informels au début des appels téléphoniques/vidéo et aussi via une messagerie instantanée durant le travail.

#2 Créer du lien

Il est plus facile de créer un esprit d’équipe si les membres de celle-ci travaillent au même endroit plutôt qu’à distance. L’un des aspects les plus importants de la culture d’équipe est la confiance. Créer une atmosphère d’ouverture et de collaboration est plus facile si la confiance est présente au sein de l’équipe. Dans un environnement distant, l’évaluation de la fiabilité et de la confiance de chacun st plus difficile à appréhender et peut impacter la capacité de travail du groupe.

Pour y remédier, vous pourriez tout à fait adopter ces pratiques :

  • Convenez des règles de base dès le début, afin que tout le monde sache à quoi s’attendre
  • Définissez clairement les objectifs du groupe et établissez le travail d’équipe comme base de son succès
  • Décrivez un ensemble de valeurs partagées en relation avec le travail
  • Efforcez-vous de comprendre les raisons exprimées mais aussi les non-dits qui influencent le comportement des personnes
  • Encouragez l’expression des sentiments, autant que possible, que chacun soit honnête quant à ses besoins et à ses attentes
  • Acceptez les différences des personnes, même si vous ne les comprenez pas toujours
  • Soyez un exemple de justice et de transparence dans vos relations avec les membres de l’équipe.

#3 Des taches de travail et des efforts synchronisés

Comment vous assurez-vous que les membres d’une équipe distante font réellement ce qu’ils sont censés faire ? Dans une équipe localisée, cela se vérifie via un contrôle direct et une supervision. Mais ces méthodes ne sont pas identiques pour une équipe distante. C’est surtout le cas lorsque les membres de l’équipe travaillent à des heures différentes et sont rarement tous disponibles aux mêmes heures. La garantie que les gens effectueront leurs tâches est le fondement du travail à distance. Sans cela, les organisations seraient réduites à n’utiliser que des groupes localisés au même endroit.

Adoptez alors ces réflexes :

  • Définissez des objectifs précis
  • Établissez des échéanciers clairs et posez des jalons concrets
  • Attribuez des tâches aux membres avec les dates de livraison prévues
  • Proposez des indicateurs et des métriques clairs et précis permettant de mesurer les réalisations de chaque membre de l’équipe
  • Créez un système d’auto-évaluation de groupe, par exemple en partageant les mises à jour hebdomadaires dans la salle de réunion ou au sein d’un fichier partagé.

#4 Suivi de la performance

Tout comme dans le cas d’équipes localisées au même endroit, l’évaluation et les récompenses sont importantes au sein d’une équipe distante. Elles le sont probablement plus car elles ont davantage besoin d’entretenir la motivation de leurs membres.

Afin de rester en phase avec les performances de chacun de ses membres, de les récompenser de manière appropriée et de les encourager à persévérer, nous recommandons aux managers des équipes distantes de procéder de la manière suivante :

  • Conservez une orientation résultats forte
  • Contrôlez régulièrement la présence des collaborateurs aux réunions, leurs heures travaillées et leurs réalisations
  • Proposez un outil qui communiquera aux collaborateurs où ils en sont par rapport aux résultats demandés ; c’est tout à fait courant avec les solutions de gestion de projet
  • Fournissez des feedbacks réguliers et utiles
  • Développez un système de récompenses qui encourage les résultats et les comportements positifs.

Le leader est le pivot sur lequel le succès de l’équipe distante repose. Les managers qui mettent en place des process et des méthodes pour atteindre les objectifs seront plus efficaces que ceux qui managent via une supervision directe. Créer une culture forte de responsabilité mutuelle au sein du groupe aidera les membres à s’impliquer davantage ainsi qu’à s’approprier une partie des résultats obtenus. Cela favorisera un séquencement des tâches plus homogène, plus fluide, et contribuera à un environnement de travail plus agréable.

Isabelle GRENIER, Présidente et Fondatrice de Meta Consulting Group

Pierre MAURIN Partner ALHAMBRA International